Bạn đã chỉnh sửa xong bản thảo bài báo theo các ý kiến góp ý của phản biện. Chúc mừng bạn! Bạn sẽ nghĩ ngay tới việc gửi bản chỉnh sửa này cho tổng biên tập. Tuy nhiên, hầu hết các tạp chí đều yêu cầu gửi kèm thư phản hồi các ý kiến của phản biện (response letter to reviewers’ comments). Thực tế bạn nên chuẩn bị thư này song song với quá trình chỉnh sửa bài viết.
Mục đích của thư phản hồi là thông tin cho tổng biên tập và phản biện những nội dung chỉnh sửa theo góp ý của phản biện và cả những nội dung không chỉnh sửa và giải thích (nếu có). Qua thư phản hồi, tổng biên tập và phản biện sẽ biết được bạn đã chỉnh sửa những gì, chỉnh sửa như thế nào để từ đó quyết định bản thảo được chỉnh sửa đã đáp ứng yêu cầu chưa. Bạn nên nhớ thư phản hồi này cũng quan trọng như bản chỉnh sửa. Một thư phản hồi không được chuẩn bị tốt có thể gây ra sự hiểu nhầm cho phản biện, điều này có thể dẫn tới một bản thảo có chất lượng tốt bị từ chối (Noble, 2017).
Một thư phản hồi tất nhiên sẽ mở đầu bằng lời cảm ơn tổng biên tập và phản biện đã dành thời gian và công sức đọc và góp ý bản thảo bài báo của bạn (hầu hết các phản biện không được trả tiền cho việc này). Tiếp đó khẳng định tất cả các góp ý đều đã được bạn xem xét kỹ lưỡng và xử lý. Câu cuối của đoạn này nêu rõ dưới đây là phản hồi từng vấn đề một theo ý kiến của phản biện (point-to-point response).
Với các tạp chí cho phép gửi đính kèm thư phản hồi, bạn có thể sử dụng bảng như tôi đã trình bày ở bài viết trước (https://tapchigiaoduc.edu.vn/article/87043/221/chinh-sua-ban-thao-bai-bao-va-tra-loi-y-kien-cua-phan-bien-mot-so-luu-y/). Trong bảng này bạn chia làm 03 cột: cột 1 là ý kiến của từng phản biện (đi hết ý kiến của phản biện 1 rồi chuyển sang phản biện 2, phản biện 3), cột 2 là nội dung chỉnh sửa, và cột 3 là số trang và số dòng trong bản thảo chứa nội dung chỉnh sửa. Bảng này sẽ giúp tổng biên tập và phản biện dễ dàng xác định từng nội dung góp ý, chỉnh sửa và vị trí thông tin trong bản thảo.
Với các tạp chí yêu cầu viết trực tiếp thông tin phản hồi vào ô quy định trong hệ thống gửi và nhận bài của tạp chí, bạn có thể chuẩn bị thư phản hồi trong bản word rồi copy sang. Tuy nhiên, hầu hết các thư dạng này không cho phép chèn bảng hoặc hình. Do đó, bạn cần trình bày nội dung phản hồi theo từng phản biện, và với mỗi phản biện đi lần lượt theo từng ý kiến.
Với các ý kiến bạn đồng ý chỉnh sửa, bạn có thể bắt đầu phần phản hồi bằng một câu cảm ơn ngắn (ví dụ “Thank you for this suggestion”), hoặc bạn đồng ý với góp ý này (ví dụ “We agree with this comment). Sau đó giải thích rõ bạn nội dung bạn đã chỉnh sửa và cung cấp số trang, đoạn và dòng trong bản thảo.
Với các ý kiến bạn không đồng tình với phản biện, bạn có quyền không chỉnh sửa. Tuy nhiên, trong trường hợp này bạn cần giải thích kỹ lưỡng và đưa ra lý do xác đáng tại sao bạn không chỉnh sửa theo đề nghị của phản biện. Một nguyên tắc vàng ở đây là trước tiên bạn cần cảm ơn và ghi nhận ý kiến của phản biện. Sau đó bạn mới giải thích tại sao bạn lại không chỉnh sửa theo ý kiến đó. Bạn có thể cần đưa thêm bằng chứng như các bảng, hình, số liệu, những trích dẫn từ các nghiên cứu liên quan. Tổng biên tập và đặc biệt phản biện nêu ra những ý không được chỉnh sửa này sẽ đọc rất kỹ “giải trình” của bạn. Do đó, bạn phải thật sự cân nhắc các nội dung không chỉnh sửa và phải chắc chắn lập luận giải thích của mình.
Phần cuối của thư phản hồi bạn cảm ơn tổng biên tập và phản biện một lần nữa. Bạn hi vọng bản thảo sau khi chỉnh sửa đã đáp ứng yêu cầu, và bạn sẵn sàng trả lời nếu có thêm câu hỏi. Ví dụ: “We would like to thank the referee again for taking the time to review our manuscript. We hope the manuscript after careful revisions meet your high standards. We are happy to respond to any further questions and comments you may have.”
Viết thư phản hồi ý kiến của phản biện cũng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của bạn. Nắm chắc ba quy tắc vàng: trả lời thấu đáo, trả lời lịch sự, và trả lời kèm bằng chứng (Williams, 2004) là chìa khóa thành công cho nỗ lực xuất bản bài báo khoa học quốc tế của bạn.
Tài liệu tham khảo
Noble, W. S. (2017). Ten simple rules for writing a response to reviewers. PLoS Computational Biology, 13(10), 10–13. https://doi.org/10.1371/journal.pcbi.1005730
Williams, H. C. (2004). How to reply to referees’ comments when submitting manuscripts for publication. Journal of the American Academy of Dermatology, 51(1), 79–83. https://doi.org/10.1016/j.jaad.2004.01.049
TS. Nguyễn Hữu Cương
(https://www.researchgate.net/profile/Cuong-Nguyen-36)
Ghi chú: Những quan điểm của tác giả không hẳn là quan điểm của Tạp chí Giáo dục.